Bedre Mødeledelse

Fem fejl du aldrig må begå som mødeleder

Efter hvert møde tænker du: I næste uge tager jeg rollen som mødeleder alvorligt og udfører bedre mødeledelse næste gang.

Men hverdagen tager over og syv dage senere sidder du igen med ansvaret i mødelokalet, mens…
…deltagerne bruger de første 10 minutter på at tanke kaffe og snakke af
…deltagerne ikke er forberedte, fordi du først sendte dagsordenen i aftes kl. 23.12
…tre-fire medarbejdere kommer for sent, og vil tale om andre ting end dem, som I skal diskutere

Samtidig sidder du og tænker på…
…hvad pokker I egentlig skal have ud af mødet
…hvad du egentlig vil med punkt 2 på dagsordenen

Kære mødeleder. Du er godt i gang med at spilde din og alle mødedeltagernes tid. Chancen for, at I går hver til sidst i takt og med en god fornemmelse i maven er ikke til stede. Det ender som mødespild. Men du har gjort én ting rigtigt: Du har sørget for, at der er valgt en mødeleder. Det er en god start. Så mangler du kun at hakke fem andre punkter af, før du leder effektive, retningsgivende og konstruktive møder vied bedre mødeledelse.

Opskriften er enkel:

1. Tænk jer ud af mødelokalet: Kan mødet foregå et andet sted eller på en anden måde?
2. Hvorfor sidder vi her? Find de vigtigste formål med at mødes.
3. Hvem skal deltage? Overvej hvem der skal med til mødet og hvem, der ikke skal med.
4. God dagsorden! Skriv en relevant dagsorden, som du sender ud mindst 24 timer før mødet, og bed deltagerne om at forberede sig.
5. Vær aktiv mødeleder! På mødet sørger du for at indlede hvert punkt, få punktet behandlet og lukket igen – inden for tidsgrænsen.

1. Tænk jer ud af mødelokalet

Der er masser af muligheder for at få fysisk aktivitet (som sætter hjernen i gang) ind i mødet eller skabe enkle alternativer til plenumdebatten med håndsoprækning. I kan holde stående eller gående møder. I kan holde mødet i det område, der er genstand for debatten. I kan summe to og to, før I drøfter i plenum. I kan lave tragten, hvor I går sammen først to og to for at nå til enighed, dernæst fire og fire osv.

2. Hvorfor sidder vi her?

Dit væsentligste spørgsmål er: ”Hvad skal vi bruge vores møder til?”. Hvad er det allervigtigste vi skal samles om hele flokken? Er det beslutning, vidensdeling og sparring, overførsel af informationer eller konkret arbejde? Lav en prioriteringsliste over det vigtigste formål, og brug listen til at styre dagsordenen med. Alt hvad der kan gøres på fx mail, i nyhedsbreve eller i smågrupper, kan I fjerne fra dagsordenen.

3. Hvem skal deltage?

Hvis mødet handler om, at trivslen i gul stue er lav, hvorfor skal pædagogerne fra grøn stue deltage? Overvej, om alle har en relevant rolle at spille på mødet. De kan måske orienteres på anden vis bagefter. Det kan også være, at mødet skal deles op, så problemerne i gul stue behandles til sidst imens grøn stue bruger tiden på noget som er relevant for dem.

4. God dagsorden giver bedre mødeledelse

Mange punkter beskrives ofte blot med en overskrift, som ikke fortæller om formålet med punktet. Andre gange oversvømmes dagsorden med et hav af punkter, som umuligt kan nås. Resultatet bliver, at I japper igennem de sidste punkter. Du skal skrive en dagsorden, som fortæller hvad I skal, hvorfor I skal det, hvordan I skal gøre det, og hvor meget tid I vil bruge på det. Lug ud i punkterne, og vær realistisk.

5. Vær aktiv mødeleder

Effektive og relevante møder kræver en mødeleder med legitimitet – altså at mødedeltagerne retter ind når mødelederen stopper talestrømmen, beder om kortere bemærkninger eller gør opmærksom på at drøftelsen er kørt af sporet. Mødelederen har en opgave: At åbne, ordne og lukke hvert punkt inden for den afsatte tid.

Du åbner ved at gøre punktet klart for alle og invitere til drøftelse. Undervejs ordner du punktet ved at bringe debatten videre: Hvilke holdninger er på bordet, hvad er de vigtigste pointer, og hvornår skal næste beslutning eller handleplan sættes i gang. Til sidst lukker du punktet ved at sikre, at der er en fælles forståelse af, hvad der er blevet sagt og konkluderet. Mødelederen skal ikke selv beslutte, men opsamle det som mødedeltagerne er fælles om og få dem til at nikke ja til konklusionen.

Vil du vide mere om mødeledelse så klik.