2020 var et år, hvor meget af det vi plejede at gøre, blev helt anderledes.
På mange arbejdspladser – sikkert også på din – blev der stillet store krav til samarbejdet, koordineringen og ikke mindst fleksibiliteten.
2020 var et år, hvor meget af det vi plejede at gøre, blev helt anderledes.
På mange arbejdspladser – sikkert også på din – blev der stillet store krav til samarbejdet, koordineringen og ikke mindst fleksibiliteten.
Samtidig foregik flyttede en stor del af den vante kommunikation fra det fysiske rum og over på online mødeplatforme som Teams, Skype, Zoom, Web-ex, Adobe Connect… osv.
Men hvad kan man online og hvad kan man ikke online?
Kan man lave teamudvikling online?
Det er et rigtig godt spørgsmål, som vi har eksperimenteret med i Potentialehuset det sidste halve års tid.
Svaret er kort: JA det kan du godt.Der er generelt meget mere end man umiddelbart tror, som kan foregå online.Der er generelt meget mere end man umiddelbart tror, som kan foregå online.
Men – du skal være særlig opmærksom på nogle vigtige ting, når du flytter teamets samarbejde og udvikling over i det virtuelle rum.
Det fortæller vi om i denne artikel, som giver dig tips til at kompensere for ulemperne ved online møder, og udnytte de fordele der er – altsammen til gavn for teamets samarbejde og udvikling.
Det der særligt udfordrer os i teamsamarbejdet når vi er Online
Når Teamet er online:
Kan du slet ikke på samme måde aflæse kropssprog, stemninger og følelser hos dine kolleger.
– Og de kan ikke læse dig.
Det har selvfølgelig betydning for jeres dialog og kommunikation i teamet, og kan give en følelse af usikkerhed og utryghed overfor hinanden.- Hvad kan jeg tillade mig at sige, når jeg er online?
- Hvordan blev det jeg lige sagde, modtaget hos de andre?
- Hvad mener hun med det – og tør jeg spørge ind til det?
Når vi er online, har vi sværere ved at mærke hinanden, og vi bruger en del energi på at forsøge at læse stemning, betydning og følelser hos de andre.
Kritik opleves markant hårdere, fordi vi ikke kan mærke varmen, og smilet i øjet det blev sagt med.
At aflæse hinandens kropssprog og stemningen i rummet, er noget som sker helt ubevidst og automatisk, når vi er fysisk sammen. Vi opdager knap nok at vores hjerne er i gang.
Men når vi mødes gennem skærmen, kan vi ikke fange undertonerne i det der bliver sagt, vi har kun et lille udsnit af den anden – vist gennem en skærm, og det bliver derfor meget sværere at læse og respondere på hinanden.
Sådan kan I aflæse hinanden i teamet når I er online
Når I mødes online i teamet, og især når I har jeres samarbejde og koordination på dagsordenen, så gør de her 3 ting for at skabe tydelighed og tryghed:
1. Aftal at I alle sammen har kameraet på
- Og husk at have kameraet i øjenhøjde og have nok lys til at dine kolleger kan se dit ansigt og dine øjne. Vi har så meget brug for at kunne læse ansigtsmimik og øjne for at forstå hinanden. Så hvis vi ikke kan SE hinanden, så bliver det endnu sværere at opdage hvor de andre i teamet er henne, og hvad de mener.
2. Aftal hvordan I responderer på det I siger til hinanden.
- Vi skal lære nye vaner når vi er online, fordi dine teamkolleger ikke kan ’fornemme’ hvor du er henne. Så skru op for dit kropssprog, din mimik og dit smil, og aftal spilleregler for hvordan I giver hinanden feedback
- Giver i håndtegn (tommel op)?
- Trykker I på en smiley?
- Skriver I OK i chatten?
- Giver I den gas med jeres kropssprog (nik og smil)?
3. Spørg tydeligt og konkret ind til hinanden
- ”Jeg har lige brug for en melding på, hvad I synes om det forslag jeg kom med – vil I ikke lige markere om vi skal gå videre med det?”
- ”Anne vi har ikke hørt fra dig endnu. Hvordan oplever du udfordringerne?”
Hvis spørgsmålet er meget åbent og upræcist kan det være rigtig svært at svare på online – for vi kan ikke aflæse, hvad det præcist betyder.
Og så er det måske nemmere ikke at sige noget.
Udover manglen på feedback er der en anden ting vi ofte savner, når teamet går online.
Hvad skete der lige med fællesskabet i det her online univers?
FÆLLESSKABFØLELSEN
TEAMFØLELSEN
VI-FØLELSEN
Den der gode synergi og energi vi kan opleve, når vi er sammen i det velfungerende team, og skal løse opgaver sammen.
Den følelse som driver os i samarbejdet, og gør at vi ikke føler os alene om udfordringerne.
Der er nogen som bakker op og støtter mig.
(Og hvis du lige nu sidder og tænker at sådan et team er du bare slet ikke en del af, så vil vi anbefale dig at finde nogle gode sparringspartnere asap – for det er SVÆRT at stå alene med de arbejdsmæssige udfordringer).
Men selv hvis du har et godt team, er det bare sværere at skabe den fede fællesskabsfølelse gennem skærmen.
Det kan godt blive en flad fornemmelse at sidde med sine kolleger til teammøde og vi kan godt savne vores kolleger i teamet, selvom vi lige har tilbragt flere timer med dem online.Sådan kan du få fællesskabsfølelsen ind over skærmen:
Du skal helt bevidst tænke relationerne ind, når I holder møde. De skal vedligeholdes og plejes, - også selvom I kender hinanden rigtig godt.
Prioriter relationerne i opstarten af hvert møde.
Det er afgørende for fællesskabsfølelsen og den psykologiske tryghed online, at I checker ind og får kontakt med hinanden i teamet.
Hvis ikke I gør det, så risikerer I at der er vigtige ting som ikke kommer frem når I mødes online, fordi den psykologiske tryghed ikke er etableret. Det kan både være kritiske holdninger som ikke kommer frem, eller kreative ideer som ikke bliver sagt højt.
Det behøver ikke tage lang tid – og slet ikke at være en ufaciliteret runde på ”sig hvad der falder dig ind – og brug så lang tid du lige synes på det”.
Gør hellere noget af det her:a. Alle siger hej og fortæller kort hvor de befinder sig fysisk
- ”jeg sidder ude i køkkenet i mit sommerhus i Blåvand….”
- ”jeg sidder på mit kontor, i en næsten tom institution”
b. Alle siger i få ord hvad der er vigtigst for dem ved mødet
- ”Det er vigtigst for mig at høre hvor I andre er henne lige nu, og hvad I er mest udfordret af…”
- ”Det er vigtigst for mig at vi får prioriteret X og Y, så jeg kan komme videre med …”
c. Alle viser deres kop og fortæller en lille historie om koppen
- ”Denne her kop er en souvenir fra Grækenland fra dengang vi var på Ø-hop…"
- ”Denne her kop har jeg vistnok købt nede i Brugsen før den lukkede og blev til en Fakta…”
Pointen er at vi skal bruge tid på at etablere relationen mellem hinanden – inden vi går i gang med dagsordenen.
Også selvom vi kender hinanden godt i teamet.
Så vil den efterfølgende samtale og de beslutninger vi skal tage sammen, glide meget nemmere.
Det virker fordi:
- Det at alle får en stemme indenfor de første 10 minutter har en effekt. Det bliver nemmere at byde ind med sit forslag eller sin kritik lidt senere, når man har fået sagt noget.
- Det at komme med en personlig fortælling skaber relationer, fordi vi relaterer mere til personlige historier end til faglige holdninger. Når først relationen er etableret, er der mere psykologisk tryghed til de vigtige temaer på teamets dagsorden.
- Det at vi alle gør det samme – fx viser vores kop samtidig, skaber lidt af den synkronicitet som ellers går tabt, når vi er online. Brug det til at vinke – smile – vise jeres kop eller gøre noget andet på samme tid på skærmen.
3 fordele ved at lave teamudvikling online:
- Onlinemøder kalder på struktur og effektivitet
- Det er nemt at adskille tale- og lytte positionen
- Brug de tekniske muligheder til at producere og vidensdele sammen
Onlinemøder kalder på struktur og effektivitet
Onlinemøder kalder i højere grad på struktur og effektivitet, end når vi sidder fysisk sammen med vores gode kolleger, og har lyst til at tale om alt muligt mellem himmel og jord.
Når vi sidder sammen fysisk, kan vi bedre fornemme os frem til hvad det næste naturlige skridt er i snakken, og hvornår vi er nået frem til en konsensus beslutning.
Vi kan også meget nemmere falde i snakke- og associations- og ”vi gør som vi plejer” fælden.
Når vi er online, er det til gengæld en anden sag.Onlinemøder og online teamprocesser fungerer faktisk rigtig skidt hvis ikke, der er en klar struktur, og I ved hvad der skal ske om lidt, og hvordan det skal ske.
Det kan I ligeså godt udnytte i teamet.
Brug det til:
- At have et helt skarpt formål og en tydelig leverance; ”Hvorfor mødes I online i teamet, og hvad skal resultatet af jeres teammøde være?”.
- At have en tydelig dagsorden, hvor hver enkelt punkt på dagsordenen er tænkt igennem, og er tydelig for alle. ”Hvordan skal I helt konkret ”drøfte” jeres fordeling af arbejdsopgaver, og hvordan får I lavet en konkret handleplan på igangsættelsen af de nye restriktioner”?
- At samle op jævnligt; – hvor er I nået til nu, og hvad er det næste I skal tale om? Det betyder at der er nødt til at være en ”der har den” – altså ansvaret for at facilitere mødet, eller facilitere det punkt på jeres dagsorden I er i gang med lige nu. Så brug online teammøderne til at skærpe jeres mødedicisplin. (Og tag de gode vaner med ind i de fysiske møder også).
Brug også den onlinefordel at …
Det er nemt at adskille tale og lytte positionen.
Det er lidt irriterende med den der mikrofon som skal slås til og fra, når vi ønsker en flydende dialog i teamet (Men vi er nødt til det - for ellers kommer der alt for meget baggrundsstøj).Det er lidt irriterende med den der mikrofon som skal slås til og fra, når vi ønsker en flydende dialog i teamet (Men vi er nødt til det - for ellers kommer der alt for meget baggrundsstøj).
Men – lige den funktion med mikrofonen, kan du bruge aktivt og bevidst, når der er teamudvikling på programmet.
Udnyt at taletiden fordeles anderledes når I er online.Det giver mulighed for nye roller, nye perspektiver – og at andre stemmer bliver hørt i teamet.
Men det kræver selvfølgelig, at der er en som fordeler taletiden – altså faciliterer – og at I ikke har den uvane at have mikrofonen på lyd hele tiden, og sige noget når det lige præcis falder jer ind.
Det skal gerne være det fælles formål (som I jo har gjort helt skarpt), som afgør hvem der bidrager med hvad hvornår.
Du kan også bruge adskillelsen af tale og lyttepostionen til mere strukturerede vidensdelings processer.
Lav sparringsprocesser hvor nogle taler og andre lytter.
Det kan fx være en sparringsproces hvor en i teamet kort fortæller om sin udfordring med X, og hvor 2-3 teammedlemmer så taler SAMMEN om hendes udfordring, mens hun selv har slået både mikrofon og video fra.
Den person som lytter til de andres perspektiver og løsningsforslag på sin udfordring, er helt fri til at tage det til sig hun kan bruge, og lade resten ligge.
Gør det kort så det er 2 minutter til at fortælle om en udfordring, og 5-6 minutter til at lytte, mens de andre drøfter.
Husk at skifte roller. Og husk at slå lyd og video fra når du er i lytte position. Det er faktisk rigtig dejligt at sidde der og bare lytte indad.
Du kan også lave en ”digital fishbowl”,
hvor halvdelen af teamet først bruger 6-8 min på at drøfte et relevant tema, mens den anden halvdel har slukket for lyd og kamera.
Så bytter I efterfølgende, så man i anden omgang drøfter videre på temaet, men nu med andre talere og lyttere.
Det giver en anden slags drøftelse og er særlig velegnet til når teamet skal reflektere over noget sammen, måske inden I skal beslutte eller finde ideer og løsninger.
Det er også en tiltrængt pause fra plenum, hvor man får lov til enten ”bare” at lytte (med videoen slukket), eller at tale sammen med en mindre gruppe, hvilket skaber større fortrolighed.
Så er der den sidste ting vi synes du og dit team skal gå på opdagelse i.Brug de tekniske muligheder til at producere og vidensdele sammen
Når I arbejder online i teamet kan I:
Det gør det let at producere noget sammen, samtidig med at I kan overskue alles bidrag, hvad enten I sidder sammen i plenum til jeres virtuelle teammøde, eller har fordelt jer i undergrupper (Breakoutrooms).
- Lave afstemninger sammen i mødeplatformens eget poll program, eller en af de mange apps som findes, fx Mentimeter appen.
Brug afstemningerne til at finde ud hvad der er vigtigst for hvert enkelt i teamet at drøfte, til at stemme om forslag og ideer, eller til hurtige holdningstilkendgivelser undervejs i teammødet.
- Bruge et fælles whiteboard til at skrive (eller tegne) på. Det kan være på den mødeplatform i er på, eller ved at bruge en app, som fx Padlet, Miro eller Mural.
Vær opmærksom på at de tekniske muligheder du bringer ind i teamarbejdet online, skal passe til teammedlemmernes tekniske kunnen og kendskab.
Ellers kan I bruge en hulens bunke tid på overhovedet at lære et nyt program eller en app at kende – uden nogensinde at nå til det, som egentlig var vigtigt for jer at tale om eller beslutte.
Så start med det mest simple, og overvej jeres behov INDEN i forelsker jer i et teknisk program.
GOD Fornøjelse med at få teamsamarbejde og teamudvikling til at udfolde sig online. Det kan mere end du måske tror – men der skal lidt tilvænning og et stykke ”oversættelsesarbejde” til, før det rigtig spiller.2020 var et år, hvor meget af det vi plejede at gøre, blev helt anderledes.