Om at give hjælpsom og nem konstruktiv feedback i faglig kontekst
Der foregår uendelig meget mere inde i vores hoveder, end der kommer ud af vores mund, – og gud ske tak og lov for det!
Noget af det som bliver derinde, ville dog have rigtig godt af at komme ud. Hvis vores tanker og tolkninger om vores arbejde og samarbejde forbliver usagte, har hverken vi eller kollegerne mulighed for at handle på dem. Går vi for længe med tingene indeni, bliver vores kommunikation sjældent særlig konstruktiv, når vi endelig tager bladet fra munden.
Den nødvendige men vanskelige opgave er at give hinanden tilbagemeldinger som kan styrke samarbejdet, og fremme løsningen af den opgave vi er sammen om at løfte.
De gode grunde til at få det sagt
Af flere grunde kan vi ligeså godt tage tyren ved hornene og få lært at give en nem konstruktiv feedback:
- Det skaber langt færre løse gætterier, forkerte tolkninger og mærkværdige misforståelser
- Vi kan opnå en værdifuld indsigt i vores egne reaktioner på kollegerne, som hjælper os til et konstruktivt samarbejde og en tydelig kommunikation.
- Vi har brug for andres feedback for at kunne udvikle vores kompetencer og præstationer hver for sig og sammen, og for at blive et højtydende team.
1. Bevidst eller ej – vi fortæller hele tiden en masse med vores handlinger, vores tonefald og vores kropssprog. Men når vi giver feedback uden at sætte ord på, bliver vores budskaber sjældent tydelige, og modtageren er henvist til at tolke og gætte. Det fører i mange tilfælde til forkerte og ind imellem helt absurde gæt: ”Jamen jeg troede, at når du gjorde sådan, så betød det at…, og derfor gjorde jeg selvfølgelig selv det her… ”
2. Som afsendere af den usagte feedback, bliver vi ikke selv skarpe på, hvad det egentlig er vi har på hjerte. Når feedbacken ubevidst eller uigennemtænkt kommer ud mellem sidebenene eller som vredesudbrud, opdager vi ikke altid hvad der er på spil for os i relationen, og hvad vi egentlig reagerer på. I stedet får vi skabt en spændingsfyldt og ubehagelig atmosfære.
Processen med at formulere en mundret, tydelig og nem konstruktiv feedback til en kollega, hvad enten det er en begejstret anerkendelse eller en berettiget kritik, kan give os værdifuld refleksion, og være en nysgerrig undersøgelse af vores egne motiver og følelser. Når vi kender vore egne motiver og følelser, kan vi bedre håndtere dem og kommunikere klart og tydeligt til vore kollegaer.
3. I det højtydende team er både værdsættende og kritisk feedback en naturlig del af samarbejdet og opgaveløsningen, men den værdsættende feedback fylder mest.
Psykologen Marcial Losada[1] har undersøgt hvad der er de bedste proportioner mellem vægten på positiv og kritisk feedback. Helt præcist har Losada regnet ud, at det er når vi giver 2,9 gange mere ros end kritik, at der skabes et skifte i den enkeltes evne til at udvikle sig og blomstre.
Det team som er højtydende, roser og værdsætter hinandens adfærd 5, 6 gange for hver gang de kritiserer. I kan selv gå i gang med at tælle på jeres arbejdsplads, og måske opdage at der er god grund til at lægge bedre mærke til hinandens gode indsatser, og så give noget højlydt nem konstruktiv feedback.
Det vil ikke bare få jeres humør og kompetencer til at udvikle sig og blomstre, det vil også gøre det langt nemmere for jer at tage imod den kritik som også er nødvendig for at kunne udvikle sig.
Hvad gør så feedbacken brugbar?
Hvis en feedback skal være brugbar for modtageren, skal den kunne forstås på et konkret niveau. Det betyder at den skal indeholde en iagttagelse – noget du har set eller hørt din kollega gøre. At du fortæller din kollega, at hun er dygtig til sit arbejde, gør hende muligvis glad, men skaber ingen mulighed for læring, for hun aner ikke hvad det præcist er du mener hun er dygtig til.
Hvis du derimod fortæller hende hvad du bemærkede at hun gjorde i fx en vanskelig samtale med en samarbejdspartner, og hvilket resultat der kom ud af det, bliver du hendes spejl på det som lykkes i opgaven.
Om muligt endnu vigtigere når du vil kritisere din kollega fx for at være for dominerende. En sådan dom på vedkommendes karakter, skaber med stor sandsynlighed kun sårethed eller vrede, men uden den mulighed for læring som er formålet med at give en feedback.
Her skal du finde den adfærd du har set og give nem konstruktiv feedback på den, og de reaktioner den har skabt hos dig eller andre.
En fælde vi ofte går i, når vi giver hinanden feedback, er nemlig at tolke eller dømme den anden, uden at synliggøre hvilke iagttagelser der ligger til grund for vores dom. I virkeligheden behøver vi slet ikke tolke at vores kollega er dominerende, og slet ikke at sige det højt til hende. En anden tolkning af samme adfærd kunne fx være at hun er engageret, tydelig, let antændelig eller velargumenteret.
Den konkrete iagttagelse vil som regel være rigeligt til en læringsskabende nem konstruktiv feedback. ”Jeg lagde mærke til at du hævede stemmen mere og mere under samtalen med X…”. Eller ”Jeg hørte at du afbrød X et par gange, og det så ud som om hun derefter trak sig tilbage og blev mere tavs.”.
På den måde har du givet en kollega muligheden for at se sig selv udefra, så hun selv kan reflektere over hvordan hun fx tackler vanskelige samtaler fremover. Hvorvidt feedbacken falder i god jord vil også afhænge af jeres relation, situation og timing, samt din kollegas umiddelbare tilstand og generelle evne til at modtage feedback.
Uanset – så har DU ved din feedback givet noget potentielt brugbart og vigtigt videre.
Hvordan du giver feedback i 4 enkle trin
I Potentialehuset har vi gavn af at bruge en enkel feedback model, når vi har kollegial feedback som tema på et seminar eller en personaledag. Modellen er inspireret af Marshall Rosenbergs ikke-voldelige kommunikation, og lægger vægten på at blive på sin egen banehalvdel, og samtidig være tydelig omkring sin iagttagelse, reaktioner og følelser, samt det ønske eller behov man har.
1.Iagttagelse
Her holder jeg mig til fakta og fortæller hvad jeg har hørt eller set. Så specifikt som muligt. ”Sidste gang vi holdt P-møde lagde jeg mærke til…”. ”I den mail jeg læste stod der…”
Jo mere konkrete dine iagttagelser er, jo lettere kan din kollega genkende og forstå hvad det er du giver feedback på.
- Reaktion
Her fortæller jeg om hvilke følelser og reaktioner det skabte hos mig. Det er i virkeligheden disse der oftest er katalysator for en nem konstruktiv feedback, og hvis du er ærlig omkring din reaktion skaber det oftest betydelig mere empati og nysgerrighed hos din kollega, end hvis du starter med en dom over vedkommende.
”Jeg oplevede ikke at blive hørt på mødet og følte mig temmelig overset”. ”Mailen gjorde mig bekymret for den måde vi møder vores borgere på, og hvordan de oplever situationen”.
- Tolkning
Her sætter du ord på den tolkning din iagttagelse og reaktion har skabt hos dig. ”Jeg tænkte at mine forslag åbenbart ikke var lige så vigtige som jeres”. ”Jeg tolkede at det var udtryk for en ikke ligeværdig tilgang til vores borgere”.
Vær dog varsom med tolkninger og domme. Ofte er det mere konstruktivt at du selv reflekterer over hvorfor du tolker sådan, og hvilke andre tolkningsmuligheder der er. Hvis du gerne vil fortælle om din tolkning så gør det for at informere dine kolleger om hvordan du tænker og oplever, og ikke for at dømme og vurdere. Din tolkning fortæller oftest mere om hvordan du tænker og føler end hvordan din kollega er.
- Ønsket
Her giver du udtryk for det du ønsker mere eller mindre af, eller har behov for.
”Jeg kunne godt tænke mig at vi sikrer at alles ideer og forslag bliver hørt når vi holder P-møde”. ”Jeg kunne godt tænke mig vi satte nogle principper op for hvordan vi skal kommunikere med vores borgere på skrift”.
Hvordan kommer vi i gang med nem konstruktiv feedback?
Hvis I træner nem konstruktiv feedback efter denne model, vil I blive mere konkrete og tydelige i jeres feedback, I vil i højere grad holde jer på egen banehalvdel, og I vil hver især kunne gå på opdagelse i hvad I egentlig bygger jeres tolkninger af hinanden på.
Start gerne træningen med den værdsættende feedback, som er den tryggeste ”træningsbane”.
Hvad gør dine kolleger helt præcist når de håndterer en konflikt, får skabt god energi i klasselokalet eller får en ledig borger godt matchet med en virksomhed? Hvad gør du selv mere nøjagtig når du lykkes med dine opgaver?
Nem konstruktiv feedback handler i bund og grund om at lægge mærke til og bemærke med nysgerrighed og anerkendende hensigter.
Nem konstruktiv feedback sætter spot på hvad I lykkes med, og hvad der sker i de situationer hvor I ikke får det resultat I ønskede jer. Begge dele er fundamentale at have med for at løse kerneopgaven med høj kvalitet, og udvikle både samarbejdet og egne kompetencer.
- Hvad vil du selv bemærke og værdsætte hos dine kolleger i morgen?
Af Katrine Kent, Ejer og partner i Potentialehuset, cand.mag. i psykologi & certificeret coach
[1] The Ideal Praise-to-Criticism Ratio, by Jack Zenger and Joseph Folkman, 2013